Aplicación de la disciplina de Administración de Procesos de Negocio en la elaboración de una propuesta metodológica dirigida al Centro de Investigaciones en Computación (CIC) del Instituto Tecnológico de Costa Rica, para la prestación de servicios a organizaciones externas

Resumen

El proyecto “Propuesta de metodología para prestación de servicios del Programa GoTouch a organizaciones” tiene como objetivo la documentación de los procesos necesarios para llevar a cabo la prestación de servicios de consultoría o capacitación a clientes externos, como parte de un programa de investigación dentro del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC).

En otras palabras, el objetivo de la propuesta es el de sistematizar la prestación de los servicios para favorecer la generación de ingresos que serán reinvertidos para el desarrollo y crecimiento del programa, así como la compra de equipo y activos que son necesarios para las investigaciones que se realizan.

La propuesta de metodología consiste en la descripción detallada y el modelado de los procesos necesarios para la ejecución de los servicios por medio de dos fundaciones, FUNDATEC y FUNCENAT, encargadas del manejo administrativo y financiero de los proyectos, lo cual permitirá que los profesores se concentren en las actividades académicas y de investigación-extensión. 

Para el desarrollo del proyecto, se aplicó la disciplina de Gestión de Procesos de Negocio, pues en esta se trabajan los procesos integrados en una estructura, lo cual permite optimizarlos y alcanzar mayores niveles de productividad, eficacia y eficiencia.

Dentro de la metodología de investigación, lo primero que se hizo fue entender bien el contexto de la ejecución y los pasos necesarios. Luego, se  describieron  los procesos actuales; se elaboró un diagrama en notación propia de la Administración de  Procesos de Negocio (BPMN por sus siglas en inglés), y se identificaron las oportunidades en cada actividad por medio de un método de optimización que consiste en cuestionarse para cada actividad la necesidad de que se ejecute, el lugar, el tiempo, el encargado, y el método empleado.

Posteriormente, se realizó el diagramado del proceso que permitirá implementar las mejoras identificadas, detallando cómo debe ser este y las recomendaciones para cubrir las deficiencias encontradas en el proceso actual.

Aún queda pendiente la implementación de las mejoras identificadas, así como la utilización de indicadores para evaluar la ejecución de los procesos optimizados.